Risker i projekt – hantering och påverkan

Det bästa med att föreläsa är att det alltid påminner mig om hur mycket jag faktiskt kan. Det tvingar mig att formulera vad jag egentligen gör om dagarna så att andra förstår och hänger med. Tack för det!

Senast hände detta för ett par veckor sen när jag skulle föreläsa i produktionsledning. Då fick jag frågor om hur man kan hantera ändringar och risker i ett projekt – en grym fråga som jag inte alls hade några raka svar på där och då. Jag vet ju hur jag gör, men hur delar jag med mig av det? Mitt kontrollbehov sätter ofta stopp för spontan smarthet i den typen av situationer och så blir jag osäker och ber att få återkomma. Klart att jag kan dela med mig av mitt sätt att hantera risker! Såhär gör jag:

Riskhantering i 8 steg

1. Definiera vilken typ av risker som ska identifieras – exempelvis resurser, kompetenser, leveranser.
2. Ha ett arbetsmöte eller workshop där med projektgruppen och externa experter/intressenter/kollegor för att få med olika perspektiv.
3. Utse en ansvarig för dokumentation, förslagsvis den som bjudit in till mötet. Och för er som inte gillar uppgiften dokumentation pga ordet, kalla det för nåt annat.
4. Var noga med att inte blanda ihop riskanalys med nulägesanalys. Fokusera på att prata om framtiden, både ur kortsiktigt och långsiktigt perspektiv. Utgå ifrån definierade punkter som exempelvis:
   • vilka riskhändelser kan inträffa?
   • hur kan vi minska riskerna?
   • hur kan vi undvika riskerna?
5. Visualisera och kategorisera riskerna tillsammans. Använd post-it-lappar på en vägg eller ett digitalt + verktyg/projektor.
6. Glöm inte de interna hoten. De kan handla om allt från tekniska förutsättningar och svagt ledarskap till att allas datorer kraschar på en och samma gång (pepparpeppar).
7. Värdera riskerna med hjälp av en skala. Alltså betygssätt riskerna i typ 1-5 eller liknande.
8. Värdera konsekvenserna om riskerna händer. Även här är en skala att föredra.

Löpande riskhantering

• Produkten från mötet ska vara ett arbetsdokument och skall hållas levande genom projektet. Det betyder alltså inte att det räcker med ett möte och sen är allt helt riskfritt. Det kan hända saker med risker som gör att de de blir större eller mindre. Se till att få in det som en punkt i nåt återkommande projektmöte – veckomöte, månadsmöte, sprintmöte – för att inte göra det till en tung och jobbig grej.
• Delegera mera! Var noga med ansvar och mandat, ibland kräver vissa händelser snabb hantering och då funkar inte detaljstyrning. Vill du detaljstyra dina projektmedlemmars beslut så bör du fundera på om du är för stressad, behöver jobba på ditt ledarskap eller inte kan lita på din arbetsgrupp.

Tips! Är du sugen på att hantera ändringar så kan du kolla in min ändringshanteringsmall som du hittar här. Kolla även in SWOT-analys och S.M.A.R.T målformulering som är bra att göra i projektgruppen när ni ska dra igång ett projekt.

Och gör detta till en skön och uppskattad del av projektet. Några grejer jag brukar göra för att hålla uppe energin är att boka max 45 minuters-möten, stå upp istället för att sitta och såsa, snacka om en sak i taget, döp mötet till nåt roligare än ”riskhantering” om det verkligen behövs och ge alla lika mycket plats (pga chefen inte är smartast bara för att hen är chef). Lycka till!