15 meeting etiquette rules – The swedish version

17 augusti 2015

Hittade den här artikeln om mötesregler med Barbara Pachter, som Business Insider delat på Facebook, och peppade såklart igång på det. Jag ÄLSKAR diverseregler och allra roligast är att samla och klumpa ihop på tema, det kan till slut bli helt absurt. Har tidigare gjort det med regler i sociala medier och 100 steg du ska ta för att bli extremt framgångsik. Kul, eller hur?

Det första jag såg i artikeln var “make introductions, starting with the person of the highest rank” – alltså att man ska presentera sig i hierarisk ordning. Ska jag alltså fokusera på att hitta chefen först? Ska jag strunta i de andra så länge då? Nä nu fattar jag ingenting.

Försökte direkt översätta dessa amerikanska regler till svenska, i dubbel bemärkelse, och det blir rätt…ja, kul.

Först de amerikanska reglerna lite kort då:

15 amerikanska mötesregler alla proffs måste känna till

  1. Mingla med andra innan mötet. Presentera dig för samtliga i hierarkisk ordning.
  2. Var tydlig. Använd så få ord som möjligt för att få fram ditt budskap.
  3. Ta initiativ till att ta i hand om du rankar högre eller om du är mötesvärd, oavsett vilket kön du har.
  4. Ställ dig upp när du blir introducerad.
  5. Kom i tid. Slösa inte någon annans tid.
  6. Sitt ordentligt. Justera stolen så att du sitter i samma höjd som andra. Undvik att korsa benen, oavsett om du är man eller kvinna. Det kan uppfattas som för sexigt.
  7. Klä dig passande. Ta reda på klädkoden och klä dig enligt riktlinjerna.
  8. Dra aldrig ut stolen för någon. Det är ok att hålla upp dörren åt en gäst, men på affärsmöten gäller inte de sociala könsrollerna.
  9. Kom förberedd.
  10. Ha en tydlig agenda. Om du har tendenser att spåra lite, ha med dig någon som kan hålla dig på banan.
  11. Tala tydligt. Tala högt och kom på nåt meningsfullt att säga så att andra vet att du är där.
  12. Förstå de oskrivna reglerna. Avbryt inte nån annan om du inte måste för att göra dig själv hörd. Förstå reglerna så att mötet blir produktivt.
  13. Kaffe och vatten är ok, men undvik att äta så att de andra inte blir distraherade.
  14. Lägg undan telefonen. Gå ut ur rummet om du verkligen måste prata eller sms:a.
  15. Spara inte dina frågor till sist. Håll inte kvar de andra med dina ytterligare frågor när de vill gå därifrån. Du vill ju inte vara *den* personen.

Raljerande? Ja, jag erkänner. Det är ju väldigt lätt att göra sig lustig över det här, det låter ju helt sjukt. Min spontana känsla av är att man ska veta sin plats, inte använda sin könstillhörighet som ursäkt och inte störa någon annan. Trist läge! Det skulle ju vara otroligt intressant att höra om dessa regler speglar verkligheten på en bredare front än bara Barbara Pachters.

Om jag skulle översätta dessa till arbetsmiljön jag verkar i så skulle det se ut ungefär såhär:

15 mötesregler som passar alla

  1. Hälsa på alla. Se till att vara i tid så att du får möjlighet att hälsa runt. Om du vet vilka du har möte med så blir det lättare att få koll på vilka möjligheter du har att bidra/påverka.
  2. Var tydlig. Se till att formulera dina tankar innan mötet. Ju fler som förstår vad du vill desto lättare är det att få med dig dem.
  3. Uppmärksamma alla. Om du kallat till mötet så bör du vara först i rummet, då får du möjlighet att hälsa på alla och skapa ett sammanhang. Om du inte är värd för mötet så ser du till att i alla fall vara förberedd och i tid (se även regel 1).
  4. Möt alla likadant. Få ögonkontakt och bemöt personen du hälsar på. Exempelvis kan du upprepa den andra personens namn när hen presenterat sig – alltså säga “Hej Thea” – för att visa att du lyssnat.
  5. Kom i tid. Visa att din tid inte är mer värdefull andras, vilket den naturligtvis inte är. Respektera dina kollegor!
  6. Sätt dig upp. Se till att sitta bra så att du inte blir obekväm. Om du inte sitter ordentligt så kommer du röra på dig mer, vilket kan vara distraherande. Har du behov av att röra dig mellan stående och sittande position under mötets gång, tydliggör det innan ni drar igång så att alla vet och slipper undra.
  7. Var hel och ren. Klä dig så att du och alla andra känner er bekväma.
  8. Håll upp dörren åt den bakom.
  9. Kom förberedd. Se till att du har koll på vad mötet handlar om och varför du är där.
  10. Sätt upp en agenda. Om du har kallat till mötet så är det såklart viktigt att se till så att alla har koll på vad som ska hända. Visa agendan för alla det första du gör, och sen gärna ytterligare några gånger när det passar. Då har alla möjlighet att känna ansvar för tiden och om någon i rummet är oklar över vad syftet med mötet är så kommer det visa sig. Och glöm inte att planera in bensträckare.
  11. Tala tydligt. Ju tidigare du pratar desto lättare är det att fortsätta, även om du tycker att det är svårt att ta plats i ett rum med andra. Se till att LYSSNA PÅ ALLA, och hjälpa andra deltagare som har svårt att komma till tals.
  12. Alla får prata. Avbryt inte när andra talar, låt alla tala till punkt och var uppmärksam så att du inte snackar mer än alla andra. Och återigen är det viktigast att lyssna!
  13. Det ska alltid finnas kaffe och vatten. Hjälp till om värden inte har hunnit, eller glömt bort, att ställa fram dryck. Om mötet är långt bör även nåt ätbart dukas fram så att alla kan hålla en bra nivå på blodsockret (och hålla sig vakna).
  14. Låt bli telefonen. Om du inte använder telefonen till nåt som har med mötet att göra så bör den inte ligga framme. Om du använder telefonen till att anteckna eller om du måste vara anträffbar under mötet så är det såklart ok, men tala om det för de andra så att de vet.
  15. Öppna upp för frågor. Det är ingen idé att spara på frågor till slutet av mötet. Se istället till att ställa frågor som dyker upp direkt, då är det lättare för alla att skapa ett sammanhang + att det är mer tidseffektivt.

Regler och regler, egentligen mer självklara grejer såklart. Men ibland är det bra att formulera det självklara för att komma ihåg det. Att komma ihåg att vi inte behöver hälsa i hierarkisk ordning eller bry oss nåt annat lika oväsentligt.

Alla som deltar i ett möte är där av en anledning, och alla är lika viktiga. Om du står som värd för mötet har du ansvar för att stämma av förväntningarna och att mötet fyller sitt syfte. Om du är deltagare och inte fattar varför du är med på mötet så är det ditt ansvar att ta reda på det. Om du fortfarande inte förstår, tala om det för den som kallat dig så att ni kan undvika dåliga/onödiga möten framöver. Lycka till!